POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
El objetivo de la presente política es dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, con el fin de informar sobre los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que el POLITÉCNICO INTERNACIONAL, y sus asociadas o vinculadas realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los titulares para adelantar dicho tratamiento.

En esta política de tratamiento de datos personales se encontrarán los lineamientos institucionales y de ley bajo los cuales el POLITÉCNICO realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos del titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante la Institución, entre otros.

ARTÍCULO TERCERO. DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Son destinatarios de la Política de Tratamiento de Datos Personales estudiantes, empleados, contratistas, proveedores, clientes, consultores, egresados y demás personas en general, tanto activos como inactivos, que se encuentran en sus bases de datos o en las de sus asociadas o vinculadas.

ARTÍCULO CUARTO. DEFINICIONES RELEVANTES DE LA POLÍTICA DE
TRATAMIENTO.

Para la interpretación de esta Política, se deben tener en cuenta las siguientes
definiciones:

a. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos  personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
b. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
c. Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
d. Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por el POLITÉCNICO de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
e. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o
el Tratamiento de los Datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, el POLITÉCNICO.
f. Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g. Transferencia: Se refiere al envío por parte del POLITÉCNICO como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural / jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
h. Trasmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional,
para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos
personales.
i. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
j. Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, se deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

ARTÍCULO QUINTO. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES

Los principios que rigen el Tratamiento de sus Datos Personales por parte del
POLITÉCNICO, son los siguientes:

a. Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
b. Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c. Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede
ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.  Los    datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
d. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe
ser veraz, completa, exacta, actualizad disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por el POLITÉCNICO, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

El POLITÉCNICO como Responsable del Tratamiento de datos personales ha
establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a el POLITÉCNICO, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas
inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a el POLITÉCNICO la autorización respectiva.
En ningún caso el silencio será asimilado como una conducta inequívoca. El Titular de los datos puede en todo momento solicitar a el POLITÉCNICO como Responsable del Tratamiento, la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, para lo cual podrá utilizar los canales habilitados que se encuentran previstos en la presente Política.

ARTÍCULO SÉPTIMO. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

De acuerdo con lo previsto en la presente Política, se entiende por Datos
Sensibles: “aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación”.
Por tanto, el Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refiere el Artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:
a. Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización.
b. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del
Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c. Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d. Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión
de identidad de los Titulares.
e. En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el POLITÉCNICO cumple las siguientes obligaciones:
1. Informa al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informa al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.
3. Para su tranquilidad, ninguna de las actividades que realiza el POLITÉCNICO está ni estará condicionada a que usted como Titular suministre a la Institución sus datos personales sensibles.

ARTÍCULO OCTAVO. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
El POLITÉCNICO INTERNACIONAL

Reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Institución.
En virtud de la relación que se establece entre el titular y el POLITÉCNICO, este última recolecta, almacena, usa y transfiere sus datos personales, a Institución  localizadas dentro y fuera de Colombia.

La información o datos personales son utilizados para:

1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros, servicios, y
demás actividades relacionadas con las funciones propias de la Institución
como institución de educación superior, alianzas, estudios, contenidos, así
como las demás instituciones que tengan una relación directa o indirecta, y
para facilitarle el acceso general a la información de éstos.
2. Proveer nuestros servicios.
3. Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o
que tenga el POLITÉCNICO.
4. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros estudiantes. profesores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados.
5. Informar sobre cambios de los servicios del POLITÉCNICO.
6. Evaluar la calidad del servicio.
7. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por la Institución.
8. Ejecutar los contratos que se tienen suscritos con la Institución.
9. Realizar el pago de las obligaciones contractuales.
10.Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
11.Soportar procesos de auditoria externa e interna.
12.Enviar y recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de
atención al cliente.
13.Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la Institución.
14.Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que existe
entre cualquiera de los sujetos a quien se dirige este aviso y la Institución o
sus vinculadas o asociadas.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal que conforma la Rectoría General, Rectorías de Sede, Vicerrectorías
Académicas y de Bienestar y Admisiones, Oficinas de Registro y Control,
Dirección de Proyectos Estratégicos, Dirección Financiera, Dirección de
Operaciones y Procesos, Secretaría General así como a encargados, consultores, contratistas, asesores y a otras personas y oficinas, según corresponda.

El POLITÉCNICO podrá contratar a terceros para el procesamiento de
determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma, el POLITÉCNICO podrá transferir o transmitir (según corresponda)
sus datos personales a otras Institución por razones de seguridad, eficiencia administrativa, mejor servicio, comerciales de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.

ARTÍCULO NOVENO. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O
SUPRESIÓN DEL DATO.

El Titular de los datos puede en todo momento solicitarle a el POLITÉCNICO
como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o
revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Sin embargo, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la
autorización no procederá cuando el Titular de los datos tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos o de que la información sea tratada por parte del POLITÉCNICO cuando este se encuentre prestándole un servicio o el titular le esté prestando un servicio a la institución.

Los mecanismos que han sido dispuestos por el POLITÉCNICO, de fácil acceso y de forma gratuita, para que el Titular de los datos presente en cualquier momento la solicitud de supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización otorgada, son aquellos que se encuentran previstos en esta Política.
Los datos personales serán conservados en las bases de datos del
POLITÉCNICO cuando así se requiera en cumplimiento de una obligación legal o contractual.

ARTÍCULO DÉCIMO. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.
De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten al Titular en relación con los datos personales, son:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los
Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho
se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas
que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE
SUS DERECHOS COMO TITULAR DE DATOS.

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ser ejercidos ante el POLITÉCNICO por las siguientes personas:
a. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante la Institución su
identidad en forma suficiente.
b. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar
tal calidad ante la Institución.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante el POLITÉCNICO de la representación o apoderamiento.
d. De acuerdo con lo previsto en la legislación vigente aplicable, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten el Titular de los datos,
podrá utilizar ante el POLITÉCNICO cualquiera de los mecanismos que se
establecen a continuación:
1. Consultas:
• Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información
personal del Titular que repose en las base de datos del
POLITÉCNICO.

• El POLITÉCNICO como Responsable del Tratamiento suministrará a los Titulares o sus causahabientes, toda la información que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
• La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por el POLITÉCNICO.
• La consulta será atendida por el POLITÉCNICO en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
• Cuando no fuere posible para el POLITÉCNICO atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Reclamos:
• Los Titulares o los causahabientes que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos del POLITÉCNICO debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el POLITÉCNICO como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
– El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al POLITÉCNICO, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
– Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.
– El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han
sido habilitados por el POLITÉCNICO.
– Si el reclamo resulta incompleto, el POLITÉCNICO requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
– Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado
por el POLITÉCNICO, sin que el solicitante presente la información requerida, la Institución entenderá que se ha desistido del reclamo.
– En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
– Una vez el POLITÉCNICO reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
– El término máximo para atender el reclamo por parte del POLITÉCNICO será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
– Cuando no fuere posible para el POLITÉCNICO atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Canales Habilitados:
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por el POLITÉCNICO para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así:
• A través de la dirección de correo electrónico:
habeasdata@politécnicointernacional.edu.co
• A través de las Líneas de Atención: 3130013

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. DEBERES DEL POLITÉCNICO COMO
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Como responsable del Tratamiento de sus datos personales, el POLITÉCNICO
debe cumplir con los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. 
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos
cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en
la ley.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia
de Industria y Comercio.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE
TRATAMIENTO.

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación delmResponsable y a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que usted ha otorgado al POLITÉCNICO, la Institución como Responsable del Tratamiento le comunicará estos cambios antes de o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas.

Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, el POLITÉCNICO obtendrá una nueva autorización de su parte.
En todo caso, lo invitamos a revisar regular o periódicamente nuestra página web www.politecnicointernacional.edu.co a través de la cual se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos habilitados por el POLITÉCNICO para obtener una copia de la misma.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE
TRATAMIENTO.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir del día veintiséis (26) de Julio del año dos mil trece (2013).
Atentamente,
POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR